Hvorfor skal nogle arbejdsopgaver løses som et projekt, mens andre skal løses på normal vis? Kan de ikke bare alle sammen løses uden at projektgøre dem? Nej, det kan de ikke, og der er gode grunde til at løse nogle af dem som projekter.
Læs med her og bliv klogere på, hvornår en opgave skal projektgøres, og hvorfor projektværktøjer og -organisering løser de udfordringer, som kommer af de egenskaber, som opgaver, der skal projektgøres, har.
Forskellen på opgaver og projekter
Når du har en arbejdsopgave, hvorfor skal den så nogle gange ”projektgøres” og løses med brug af projektværktøjer, projektgruppe og projekt-setup, mens den andre gange ikke er et projekt?
For at forstå hvorfor, og for at kunne beslutte, om det er en god ide at løse en opgave som et projekt, er det nødvendigt at forstå nogle af de væsentlige forskelle på almindelige opgaver og projekter. Dem kan du se i tabellen her:
Fordele ved at løse opgaven som et projekt
Hvorfor er det så, at det er en fordel at løse opgaver, der har de egenskaber, du kan se til højre i tabellen herover som projekter? Som du kan se i tabellen herunder, så giver projekters særlige egenskaber behov for en særlig måde at løse dem på. I tabellen herunder kan du se behovene:
Der er altså en rigtig god grund til, at nogle arbejdsopgaver projektgøres. Netop fordi projekter har nogle særlige egenskaber, som giver en række udfordringer, som projektværktøjer og -setup er skræddersyet til at løse.
Projektorganisationen løser det, som virksomhedens daglige organisering ikke kan
En virksomhed har en organisering med direktør, mellemledere og medarbejdere. Dén organisering er lavet, fordi det passer rigtig fint til at løse de almindelige daglige opgaver. Projektorganiseringen med styregruppe/projektejer, projektleder og projektgruppe passer til løsningen af projekter, fordi projekter har de særlige egenskaber, som er listet i tabellerne herover.
For eksempel kræver projekter, at medarbejdere arbejder intensivt sammen i en periode på tværs af afdelinger. Her er projektorganiseringen en støtte til, at få det samarbejde til at lykkes, så f.eks. en mellemleder ikke snævert fokuserer på at bemande egen afdeling og ikke afgiver nok ressourcer til projektet. Samtidig vil projektorganiseringen gøre det klart for medarbejderne, hvem de referer til i projektet.
Netop fordi projekter går på tværs af afdelinger i organisationen, vil projekterne ikke lykkes lige så godt, hvis man forsøger at anvende den almindelige daglige organisering, når man løser projekterne.
Hvorfor er projekter vigtige?
Projekter er typisk afgørende for virksomheders bundlinje, f.eks. fordi:
- projektet er et nødvendigt udviklingsprojekt, som holder virksomheden konkurrencedygtig eller
- at virksomheden lever af at udføre projekter, så projekternes succes er afgørende for indtjeningen
Projekter er altså vigtige for virksomheder, og det er afgørende, at projekterne kører godt, at de leverer til tiden og at de overholder budgettet.
Derfor er projekter vigtige – og derfor er det vigtigt, at man nøje overvejer, om en opgave skal projektgøres.