Når en virksomhed vokser fra at være lille til mellemstor, sker der typisk det, at virksomheden kommer til at arbejde mere med projekter. Det interne udviklingsarbejde giver projekter: f.eks. nye IT systemer, fysiske flytninger eller indførelse af fælles arbejdsmetoder eller kvalitetssystemer. Men også de eksterne opgaver med kunderne udvikler sig ofte fra at være mindre ”opgaver” til at blive større ”projekter”.

Som regel kommer virksomheden på et tidspunkt til den erkendelse, at der er behov for at få uddannet udvalgte medarbejdere i projektledelse, eller man ansætter allerede uddannede projektledere.

Den oversete faktor – ledergruppen

Her oplever jeg, at der er en overset faktor, noget, som mange virksomheder glemmer i anstrengelserne for at blive bedre til projektarbejde: Ikke kun medarbejderne, men også ledergruppen skal uddannes til projektarbejde.

Ledergruppen skal have styr på, at alle projekterne leder virksomheden i den rigtige retning. De skal hjælpe med at holde styr på den overordnede projektøkonomi. De skal sørge for et godt projekt-setup i virksomheden, bakke deres projektledere op – og så videre.

Og det findes der metoder til, som lederne skal kende. Og ikke mindst skal lederne sikre, at metoderne også bliver anvendt i det daglige arbejde. Ellers bliver det nemt glemt.

Test din virksomhed

Her har jeg lavet en lille test til dig, hvis du vil tjekke, om din virksomhed, har overset den vigtige faktor: at uddanne ledergruppen og at lave et setup, så det lærte bliver anvendt.

For hver gang du kan svare NEJ til ét af nedenstående spørgsmål, får du 1 point.

  • Igangsætter I projekter jævnt fordelt over året? (i modsætning til at igangsætte alle projekter 1. januar, når budgetåret starter.)
  • Bliver projekter nogensinde lukket før tid? (f.eks. fordi de viser sig ikke at være i overensstemmelse med den retning, virksomheden vil bevæge sig, eller fordi de ikke ser ud til at give det udbytte, man havde forventet?)
  • Har I et setup for at prioritere løbende i projekterne?
  • Er der en aftale om, hvordan I bemander en styregruppe?
  • Involverer i projektlederen, når projektgruppen skal bemandes?
  • Holder I mindst 4 årlige møder, hvor I ser på projekter på tværs af virksomheden, herunder tager stilling til, om der skal ændres på bemanding eller ressourcer for det enkelte projekt, eller om et projekt helt skal stoppes?
  • Er der en leder tilknyttet det enkelte projekt, så lederen kan hjælpe med at bakke projektet op?

Hvis du har fået 2 point eller derover, så er det en god idet at arbejde med den oversete faktor i projektarbejde: ledergruppen.

Uddan ledergruppen

Jeg har et produkt, jeg kalder ”Det gode projekt starter hos chefen”. Dér arbejder jeg netop med den oversete faktor; altså at uddanne ledergrupper i, hvordan de kan bidrage til det gode projektarbejde i deres virksomhed.

Se mere her: Det gode projekt starter hos chefen

Det var den første oversete faktor i projektarbejde – den anden kan du læse om i artiklens del 2.

/Else Kathrine Friis, ejer af Friis Solutions: Friis Solutions og Få styr på projekterne